Valstybės kontrolė atliko išankstinį valstybės archyvų veiklos vertinimą. Šiuo metu archyvų veikloje vyksta pokyčiai, kurių rezultatus bus galima vertinti tik po kelerių metų, todėl valstybinį auditą nuspręsta baigti išankstiniu tyrimu. Kalbėdama apie tyrimą valstybės kontrolierė Giedrė Švedienė sakė: „Archyvų sistema nesikeitė dešimtmečius. Tai iš dalies lėmė auditorių įvardytas problemas: ministerija nepakankamai pasirengusi formuoti dokumentų ir archyvų politiką, neproporcingai paskirstytas archyvų darbuotojų darbo krūvis ir funkcijos, kai kuriose apskrityse trūksta saugyklų, tačiau nesinaudojama kitur esančiu jų pertekliumi ir pan. Kultūros ministerijai ir Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybai pateikėme rekomendacijas, kaip jas spręsti. Stebėsime, kaip jos įgyvendinamos, kaip vyksta pokyčiai, kad galėtume įvertinti rezultatus“.
Nuo 2011 m. kultūros ministrui pavesta nauja valdymo sritis – dokumentų ir archyvų valstybės politika. Už dokumentų ir archyvų valstybės politikos formavimą Kultūros ministerijoje yra atsakingas tik vienas valstybės tarnautojas ir tas pats – politinio pasitikėjimo. Valstybės kontrolė nustatė, kad nesant nuolatinių specialistų – karjeros valstybės tarnautojų, kuruojančių šią valdymo sritį, nepakankamai užtikrinamas jos politikos formavimo tęstinumas. Šiuo metu ministerijoje svarstomas etatų tikslinimo poreikis.
Auditoriai pastebėjo, kad atskirų apskričių archyvų darbuotojų skaičius nepriklauso nuo priskirtų įstaigų, teikiančių dokumentus, turimų fondų, bylų ar gautų paklausimų skaičiaus. Kai kuriuose apskričių archyvuose darbuotojų skaičius panašus, tačiau darbų apimtys skiriasi. Valstybės kontrolė siūlo Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybai nustatyti darbuotojui tenkančio darbo krūvio normas ir archyvams patvirtinti atitinkamą darbuotojų skaičių. Taip pat nustatyta, kad kai kuriuose valstybės archyvuose apskrityse viešojo administravimo funkcijas atlieka ne tik valstybės tarnautojai, bet ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis. Beje, jų valstybės archyvų sistemoje yra daugiau negu valstybės tarnautojų. Reikėtų peržiūrėti darbuotojų funkcijas, siekiant, kad viešojo administravimo funkcijas vykdytų tik valstybės tarnautojai.
Atliekant išankstinį archyvų veiklos vertinimą nustatyta, kad dalis archyvų nepakankamai efektyviai sprendžia saugyklų stokos klausimus. Jie nelinkę perduoti dokumentų į kitus archyvus, kurių saugyklose yra laisvos vietos, ir pertvarkyti saugomų dokumentų fondus. Siekiant efektyviau panaudoti archyvų saugyklas ir administruoti Nacionalinį dokumentų fondą, Valstybės kontrolė siūlo Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybai nustatyti procedūras sutvarkytus dokumentų fondus perduoti tiems archyvams, kurių saugyklose yra laisvos vietos.
Atliekant išankstinį tyrimą taip pat pastebėta, kad nėra nustatyta, kaip ir kokiomis priemonėmis kontroliuojamas Nacionalinio dokumentų fondo administravimas. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba turėtų nustatyti šios kontrolės priemones ir jas vykdyti.
Nuo 2012 m. liepos mėn. įsigaliojo naujos archyvų veiklą reglamentuojančių teisės aktų redakcijos, daugiau teisių suteikiančios vyriausiajam archyvarui. Be to, Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba šiuo metu nagrinėja esmines keitimosi elektroniniais dokumentais problemas, taip pat bendros valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių elektroninių dokumentų rengimo, tvarkymo ir saugojimo paslaugos teikimo, valdymo, jos veikimo užtikrinimo aspektus. Iki 2013 m. liepos mėn. ši tarnyba Ministrui Pirmininkui turi pateikti galimų sprendimų projektus. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos įgyvendinamą projektą „Integrali administracinių paslaugų sistema“ planuojama baigti 2013 m. vasario mėnesį.
Kretingos.info
